Digitálizálják a megyei tanács ügyfélszolgálatát

Jövőre életbe lép a digitális ügyfélszolgálat a Kovászna Megyei Tanácsnál, de „házon belül” is könnyebbé – és remélhetően gyorsabbá is – válnak a munkafolyamatok annak az európai uniós finanszírozású projektnek köszönhetően, amelynek csütörtökön tettek pontot a végére a megyei önkormányzat gyűléstermében.

Szintet lépünk – mondta Jakab István Barna, a megyei tanács alelnöke bevezetőjében. A Kovászna megyei közigazgatás hatékonyságának növelését célzó projekt tulajdonképpen három területen jelent előrelépést: eredményeképpen lezárták a 2021-2030-ra szóló megyefejlesztési stratégia, a Potsa-terv (utó)finanszírozását, és a hatékonyság növelése érdekében digitalizálták mind a lakossággal való kapcsolattartást, mind a belső iratforgalmat, ezzel együtt pedig a megyei tanácson belüli munkafolyamatokat is átszervezték.

Hogy ez a gyakorlatban pontosan hogyan is néz ki, arról Andrea Năchilă projektmenedzser számolt be a hallgatóságnak. A 2022 tavaszán benyújtott finanszírozási kérést rekord gyorsasággal elbírálták, ami azért is fontos, mert az idei év végéig le kellett zárni a projektet. Kezdetben 3,5 millió lejre becsülték az összes költséget, a szerződések aláírása után azonban kiderült, hogy 2,08 millió lej is elég lesz a kitűzött célokra, hiszen a Covid-időszak után visszazökkentek az árak egy viszonylag normális kerékvágásba.

A gyakorlatba ültetés a digitalizáció fizikai alapjainak a megteremtésével kezdődött, bár erre csak a költségkeret 4%-át használhatták. Némiképp át kellett szervezni a belső munkafolyamatokat ahhoz, hogy az irodák közötti adat- és aktaforgalom működjön, mindenkinek a digitális aláírásával ellátva – ez is megtörtént. Majd kidolgozták azt a platformot, amelyen a lakosság (https://portal.ecovasna.ro) fordulhat a megyei tanácshoz: benyújthat kéréseket, petíciókat, panaszokat, igényelhet urbanisztikai engedélyeket. Ezt januártól élesítik, és egy pár hónapos tesztidőszak alatt csiszolják, mérik hatékonyságát.

Végül az eredetileg igényelt és a ténylegesen felhasznált finanszírozás közötti különbség egy részéből pótlólagosan elvégezték a megyei tanács legfontosabb iratainak a digitalizációját is Elméletileg csak 10 évre visszamenőleg tehették ezt meg, azon iratok kivételével, amelyek örökös megőrzésre javallottak: így az az építkezési engedélyeket 1983-ig visszamenőleg, az elnöki rendeleteket és a megyei tanács határozatait 30 évre visszamenőleg digitalizálták. Összesen 905 ezer oldalnyi dokumentumot szkenneltek be, ami magába foglal 7,5 ezer építkezési engedélyt, 8 ezer elnöki rendeletet, 13,2 ezer tanácsi határozatot, közel hétszáz föld-visszaszolgáltatásra vonatkozó iratcsomót, négyszáz kisajátítási rendeletet.

Fotó: Pinti Attila